Система электронного документооборота (ЭДО)

Эксперты отмечают, что оптимизация бизнес-процессов повышает конкурентные преимущества компании. В этом отношении весомую роль играет электронный документооборот (ЭДО), который ускоряет разработку и передачу официальных бумаг на согласование, визирование, утверждение и подпись. Грамотная разработка системы электронного документооборота с последующим внедрением на предприятие снижает нагрузку на сотрудников, позволяя выполнять работу быстрей.

Внедрение электронного оборота документов

Многие люди согласятся с тем, что взаимодействовать с документами в электронной форме удобней, чем с бумажной. Это обуславливается возможностью работы с официальной документацией, применяя такие устройства, как ПК, ноутбук и моноблок, а также легкостью корректировки, отсутствием необходимости иметь архив для бумажных документов. Однако чтобы обеспечить доступ, требуется единый комплекс.

Электронный документооборот – программный комплекс, обеспечивающий процесс создания и перенаправления электронных документов, причем с возможностью их корректировки, визирования и согласования. Для защиты от искажений и хищений документов предусматривается подпись электронного типа (КЭП), которая оформляется в центре по удостоверению (УЦ) в налоговой службе.

Задачи, которые решает ЭДО в организации

• оптимизация и повышение эффективности при взаимодействии с контрагентами;

• снижение расходов на курьерские услуги, канцелярские принадлежности (бумагу), заправку принтеров;

• легкость отслеживания пути следования файла;

• усиление защиты документов от копирования, хищения, искажения или удаления за счет криптографии, а также хранения в «облаке» (на удаленном сервере).

Внедрение ЭДО на предприятии позволяет не только хранить, но также обмениваться документами с другими юридическими лицами, контрагентами, муниципальными и государственными органами, включая налоговую службу.

Этапы внедрения системы

Чтобы обеспечить грамотное решение задач в области делопроизводства, важно учесть специфику предприятия, особенности его управления, сферу деятельности. Внедрение системы электронного документооборота включает в себя такие этапы:

1. Анализ исходной ситуации, а также разработка плана по внедрению (интеграции) СЭД на предприятии.

2. Проектирование и разработка программного продукта с учетом мощностей.

3. Тестирование с целью проверки и исправного функционирования информационного продукта.

4. Обучение персонала правилам использования системы электронного документооборота, что снижает уровень напряженности и тревожности сотрудников фирмы.

Практика показывает, что организовать такую автоматизацию можно на любой фирме, вне зависимости от направления и сферы деятельности. Внедрение ЭДО производится «под ключ», с последующей технической и консультационной поддержкой, часто в режиме 24 на 7.

Преимущества для бизнеса после внедрения ЭДО

Многие руководители, которые уже установили и внедрили программный комплекс в свои компании, отмечают достоинства такой технологии. К главным из них относят следующие:

• возможность организации четкого доступа к документам с учетом иерархии (ТОП менеджеры, руководители отделов, исполнители);

• легкость систематизации и поиска необходимой официальной бумаги, вне зависимости от даты ее создания;

• сокращение времени на обработку как внутренней, так и внешней документации (контракты для контрагентов);

• исключение риска физической утери документа по причине человеческого фактора;

• легкость подготовки пакета необходимых бумаг к налоговой проверке или прочим мероприятиям (защита бизнес-плана).

Внедрение электронного документооборота - добровольное дело. Однако важно знать, что согласно Постановлениям Правительства №64 и №2464 все предприятия, которые работают в сфере торговли маркированной продукцией, обязаны передавать информацию исключительно через официальных операторов категории ЭДО.

Помимо этого, согласно закону №44-ФЗ, с января 2022 года, электронный оборот также должны использовать фирмы, которые участвуют в гос. закупках. Это требование также касается фирм, численность которых составляет свыше 100 человек, а также фирм, годовой оборот которых превышает показатель в 10 млрд. руб.

Разработка электронного оборота документов

Электронный оборот документов создает информационную среду, которая гарантирует прозрачность процессов, а также возможность уверенного контроля со стороны руководителей. Учитывая специфику и сложность, особенности каждой фирмы, система электронного документооборота разрабатывается на основании собранных данных, а также факторов конкретного юридического лица.

Чтобы разработать систему под названием ЭДО «с нуля» или же адаптировать решения под нужды заказчика, обращаются в фирму, которая предоставляет услуги. После анализа структуры предприятия, его документооборота, сотрудники порекомендуют, можно ли адаптировать действующий софт или же лучше разработать новый программный комплекс.

Инструменты и технологии, используемые при разработке ЭДО

При разработке программы для организации электронного документооборота применяются такие методы:

1. Структурный подход, в основе которого разбивка информационной системы на автоматизируемые функции.

2. Всесторонний подход, ориентируемый на функциональность, внедрение всевозможных способов обработки информации, объедения ее в единую систему, а также использования средств противодействия угрозам.

3. Метод объектно-ориентированного анализа. Технология проектирования системы ЭДО, позволяющая смоделировать предметную область и разработка софт с учетом конкретных информационных потребностей заказчика.

При разработке системы электронного документооборота значение уделяется правильной кастомизации, которая включает в себя настройку маршрутизации, создание регламентированных процессов, определение типов документов, а также распределение прав доступа с ролями для всех пользователей.

В разработке ЭДО участвует команда программистов компании-оператора, которая занимается, в том числе, установкой и обслуживанием системы, оказанием технической поддержки. Учитывая то, что это многопользовательская система, внимание уделяется распределению уровней доступа в зависимости от должности.

Система электронного документооборота в организации

Бумага превращается в официальный документ на основании подписи и печати, поэтому при внедрении на предприятии ЭДО все руководители и сотрудники оформляют себе электронную подпись. Это может быть один из 3-х вариантов подписей, утвержденных Федеральным Законом № 63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011.

ЭДО подразделяется по определенным процессам, позволяя создавать, обрабатывать и обмениваться ею со всеми контрагентами. Документацию также можно дополнительно архивировать, устанавливать на нее защиту (пароли доступа). ЭДО подразделяют на типы:

1. Внутренняя. Нужна для оптимизации внутренних организационных процессов, упрощая тем самым передачу сведений внутри компании.

2. Внешняя. Процесс обработки бумаг при взаимодействии с внешними государственными органами, клиенты, партнеры, заказчики.

Система электронного документооборота затрагивает бизнес-процессы, включая обмен данными между отделами, взаимодействия между руководителями и подчиненными, обеспечивая как горизонтальную, так и вертикальную связь.

Примеры использования ЭДО для оптимизации документооборота

При грамотном внедрении и корректной настройке электронного документооборота, весь рабочий процесс можно оптимизировать. Это производится за счет автоматизации и полного перехода в цифровую среду, что облегчает бизнес-процессы. Вот примеры, как ЭДО оптимизирует документооборот:

1. При использовании физических носителей подписание, согласование и утверждение документа может растянуться на дни, особенно если филиалы корпорации находятся на расстоянии друг от друга. При электронном обороте всё может быть выполнено в течение нескольких часов.

2. Снижение финансовых затрат на закупку бумаги, принтера и тонера;

3. Легкость контроля за документооборотом в электронном виде, поскольку бумажные носители контролировать гораздо сложнее.

4. Отсутствие места в компании под архив, что позволяет освободить помещение и использовать его более рационально.

Эксперты отмечают, что ЭДО не только повышает контроль за документами, но также снижает риск возникновения ошибок, ускоряет также принятие решений.

Создание систем электронного документооборота

Проектированием и разработкой электронных комплексов электронного документооборота занимаются специализированные компании. Благодаря средствам программного интерфейса API новые ЭДО интегрируются с разными информационными компонентами, включая ERP, CMS, DMS и прочими.

Усиленная криптография снижает риски хищения, искажения и уничтожения электронных документов в системе ЭДО. Это говорит об уровне безопасности электронных документов, которые не только шифруются, но также архивируется на сторонних серверах. Благодаря этому, при необходимости, документ можно восстановить для доказательства факта действия, решения или утверждения.

Примеры компаний с ЭДО

Крупнейшие компании и корпорации России внедрили ЭДО уже несколько лет назад, причем добились результатов. Примерами таких организаций могут служить Сбербанк, Тинькофф банк, Лукойл, Wildberries Газпром и другие. Благодаря электронному документообороту таким компаниям удается выгодно обгонять конкурентов, а также оперативно справляться с поставленными задачами, обрабатывать сотни заявок в рамках бизнес-деятельности.